Dokumenten-Apps vergleichen: worauf es wirklich ankommt.
Zehn Fragen, die du jeder App für private Unterlagen stellen solltest, und wie Paperglow sie beantwortet. Nimm die Liste gern mit zu anderen Anbietern. Genau dafür ist sie gedacht.
Erkennt die App den Inhalt wirklich — oder muss ich nacharbeiten?
Jeder Betrag und jedes Datum, das man von Hand korrigieren muss, kostet Zeit und Vertrauen in alle anderen Zahlen.
Ein Sprachmodell liest jedes Dokument vollständig und erkennt Art, Absender, Datum, Betrag, Fristen und Steuerrelevanz in einem Schritt. Was unsicher ist, bleibt leer statt geraten. Korrigiert wird mit einem Tipp, nicht per Neueingabe.
Welche Dateien kann ich ablegen?
Private Post kommt nicht nur als Brief, sondern auch als PDF-Anhang, Word-Datei oder weitergeleitete E-Mail.
Fotos und Scans, PDF, Word/Excel/PowerPoint, OpenDocument, TXT/RTF und E-Mails (.eml/.msg). Dazu gibt es eine persönliche Weiterleitungsadresse: Mail hinschicken, Dokument landet einsortiert im Archiv.
Kann ich Fragen stellen, statt zu suchen?
„Wann läuft die Kfz-Versicherung aus?“ ist schneller gefragt als in Ordnern gesucht.
Der Chat kennt alle Dokumente, die du sehen darfst, und rechnet auch: „Was habe ich 2025 für Handwerker bezahlt?“ wird über alle passenden Belege summiert.
Meldet sich die App, bevor eine Frist abläuft?
Das teuerste Dokument ist der Vertrag, der sich still um ein Jahr verlängert.
Kündigungsfristen, Verlängerungen, Garantien und Zahlungen werden beim Hochladen erkannt und landen im Fristenradar. Erinnerungen kommen per Mail und Push, mit frei wählbarem Vorlauf. Auf Wunsch entsteht direkt ein Kündigungsschreiben als PDF.
Sehe ich, wofür ich Geld ausgebe — und was für die Steuer zählt?
Die Belege sind ohnehin da. Eine Auswertung daraus spart das Zusammensuchen am Jahresende.
Ausgaben werden automatisch kategorisiert, wiederkehrende Kosten und Preiserhöhungen erkannt. Steuerrelevante Belege sind vorsortiert und lassen sich je Steuerjahr gesammelt exportieren.
Weiß ich, welches Papier ich noch aufheben muss?
Papierlos werden scheitert oft an der Angst, versehentlich ein wichtiges Original wegzuwerfen.
Zu jedem Dokument gibt es eine Empfehlung, ob das Original gebraucht wird — im Zweifel immer „aufheben“, amtliche Dokumente grundsätzlich. Was du aufhebst, bekommt eine Box- und Ablagenummer: der Schuhkarton-Index.
Kann die ganze Familie mitmachen — mit privaten Bereichen?
Eine gemeinsame Ablage ist praktisch, aber nicht jedes Dokument ist für alle bestimmt.
Bis zu acht Personen teilen einen Haushalt. Einzelne Ordner lassen sich für genau ein Mitglied privat stellen, auch gegenüber dem Haushaltsinhaber. Fristen können einer Person zugewiesen werden.
Kommt im Ernstfall jemand an meine Unterlagen?
Nach einem Unfall oder Todesfall suchen Angehörige oft wochenlang nach Verträgen und Policen.
Du benennst eine Vertrauensperson. Sie kann Zugang beantragen, du wirst gewarnt und kannst innerhalb einer von dir gewählten Frist widersprechen. Erst danach öffnet sich der Zugang.
Wo liegen meine Daten, und wer kann sie lesen?
Private Post enthält Gesundheits-, Finanz- und Familiendaten.
Datenbank in Frankfurt, KI-Verarbeitung in EU-Rechenzentren, Originaldateien zusätzlich verschlüsselt abgelegt (Schlüssel beim Server, keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung). Die KI-Anbieter verwenden deine Inhalte vertraglich nicht zum Training ihrer Modelle. Kompletter Export jederzeit als ZIP.
Wo kann ich die App nutzen, und was kostet sie?
Lange Vertragslaufzeiten und versteckte Kosten passen nicht zu einem Werkzeug für den Alltag.
Im Browser und als App für iPhone und Android, ohne Installation oder eigenen Server. 7 Tage kostenlos testen, danach ab 3,99 € im Monat.
Wann Paperglow nicht das Richtige ist
Kein Produkt passt für alle. In diesen Fällen raten wir dir ehrlich zu etwas anderem.
Du brauchst ein GoBD-konformes Archiv
Paperglow ist für private Unterlagen gebaut. Für die Buchhaltung einer selbstständigen Tätigkeit ist eine revisionssichere Unternehmenslösung die richtige Wahl.
Du willst alles auf eigener Hardware betreiben
Paperglow ist eine fertige, gehostete App. Wer volle Kontrolle über Server und Software will, ist mit einer selbst gehosteten Lösung besser bedient.
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist Pflicht
Damit Paperglow Inhalte erkennen und Fragen beantworten kann, muss der Server die Dokumente lesen können. Echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bieten wir deshalb nicht an.
Häufige Fragen
Warum gibt es hier keinen Vergleich mit einzelnen Anbietern?
Produkte ändern sich laufend, und eine Gegenüberstellung ist nur so gut wie ihr letzter Stand. Wir beschreiben deshalb, was Paperglow kann, und überlassen den Vergleich dir — die Kriterien oben eignen sich dafür als Checkliste.
Kann ich von einer anderen Dokumenten-App zu Paperglow wechseln?
Ja. Exportiere deine Dokumente dort als PDF oder Bilder und lade sie bei Paperglow hoch; die Erkennung läuft dabei automatisch neu. Einen direkten Import aus anderen Diensten gibt es nicht.
Ist Paperglow ein GoBD-/revisionssicheres Archiv?
Nein, bewusst nicht. GoBD ist ein Buchführungsstandard für Unternehmen und für reine Privatunterlagen in der Regel nicht einschlägig.
Wie lange kann ich Paperglow kostenlos testen?
7 Tage mit dem vollen Funktionsumfang deines gewählten Plans. Danach monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit.
Am besten vergleichst du mit deiner eigenen Post.
7 Tage kostenlos, danach monatlich kündbar.
Kostenlos starten →